Как справиться с многозадачностью на работе? Сядьте и подумайте, каким образом можно решить каждую из записанных задач!

Первым делом, чтобы справиться с завалом на работе, мы составили перечень того, что нас, так или иначе, беспокоит и тревожит. Тем самым полная картина нерешенных проблем начала проясняться и отпала необходимость постоянно держать все это в голове, ведь появился файл, который можно открыть и вспомнить. С необходимостью «помнить все» разобрались. Но вопрос, как справиться когда много работы, остается открытым, т.к. составленный перечень не говорит о том, что когда и как нужно сделать для решения задачи.

Как правило, чтобы выполнить поставленную задачу, необходимо выполнить ряд действий, которые определяются исходя из жизненного опыта, либо обратившись за помощью к людям, у которых этого опыта больше. Сама же суть проблемы многозадачности, завала, стресса, усталости от работы заключается в том, что каждый раз при необходимости выполнения поставленной задачи из раза в раз также необходимо думать и придумывать: как же решить ее? какой шаг уже сделали? а какой еще только предстоит сделать? Хорошо если таких задач одна-две, но когда таких задач много – наступает состояние стресса и паники, мы начинаем хамить как своим коллегам, так и своим родным, которые посмели нас побеспокоить в такую «трудную» минуту.

Дабы не допустить такую ситуацию, необходимо сесть и подумать: каким образом можно решить каждую из записанных ранее задач?

Для понимания процесса, разберем на наглядном примере. Для начала создадим в нашей экселевской книге новую вкладку под названием «Проекты», в которую будем поочередно переносить задачи из вкладки «Входящие».

Вкладка проекты
Новая вкладка «Проекты»

Для примера возьмем задачу «Сходить с друзьями в 20:00 среды следующей недели в баню». Переносим ее во вкладку «Проекты» и включаем все свое воображение, личный опыт, логику и думаем, что нужно сделать для того чтобы отдых в бане получился шикарным. Для этого понадобиться:

  1. Создать группу в вайбере и пригласить в нее Макса, Виктора, Сергея и Дмитрия.
  2. Написать предложение о походе в баню в 20:00 среды следующей недели.
  3. После получения положительного ответа от всех – позвонить в баню по номеру 8-876-375-55-89 и забронировать её на 20:00 среды следующей недели, на 3 часа.
  4. Написать в группу в вайбере: что, кто будет, есть и пить?
  5. Вечером вторника напомнить в группе, что мы идем завтра в баню и определиться с местом и временем встречи.
  6. Встретиться в 19:20 около Магнита с друзьями для совместного похода в баню.

На итог получилось шесть подпунктов того, что нужно сделать для успешного отдыха с друзьями. Соответственно напротив каждого из пунктов желательно проставить необходимые даты выполнения каждой из подзадач, с той целью, чтобы знать, что нужно выполнить сегодня, а что пока оставить без внимания. На итог получим картину следующего вида:

Перечень пунктов ведущих к выполнению поставленной задачи
Перечень пунктов ведущих к выполнению задачи «сходить в баню»

Такой подход к построению своего рабочего процесса принесет:

Составив список подзадач ведущих к выполнению каждой задачи, переходим к заключительному третьему шагу автоматизации, того, что требует от вас монотонной работы.

Поделись с друзьями:
Комментарии 2

Анна Плешакова
16 сентября 2020 в 02:06
В нашем, современном мире с бешеным темпом жизни, я без планирования не обхожусь ни дня. Раньше бы посмеялась, что надо в планировщик занести встречу с подругами или семейный выезд на природу. А сейчас, как в примере с баней в вашей статье, планирую всё от и до, чтобы ничего упустить, ничего не пропустить. И могу сказать, что устаю меньше, меньше нервничаю и переживаю, и тот же отдых проходит без проблем. Тем более с планированием дел на работе. У меня несколько подобных таблиц: на день, на неделю, на месяц, на квартал и на полугодие. Дальше не заглядываю, остальное поддаётся корректировке в зависимости от степени выполнения.
Владимир Супряга
12 сентября 2020 в 06:21
Согласен полностью. Просто начинаешь когда хвататься за одно, второе, третье и в итоге ничего не получается. Даже когда идешь к начальнику и он тебе задачу ставит, ты вроде все запомнил, а потом оказывается, что сделал только половину и кучу всего упустил. Я всегда делаю так. Я записываю все в ежедневник и потом также в экселе или любом планировщике, раскладываю каждую задачу на составляющие. В итоге все выстраивается по времени и очень удобно все делать. Кстати хорошая привычка в конце рабочего дня также составлять план на завтра. Тогда просто утром приходишь, открываешь эксель и не надо вспоминать, что ты должен сегодня делать.
© планеро.ru