Автоматизируйте, то, что требует от вас монотонной работы.

На первом шаге мы собрали все, что нас беспокоит в одном месте, на втором шаге все задачи разбили на подзадачи. Тем самым фактическая картина того, что нужно сделать и как это сделать наконец-то прояснилась. Появилось осознание того, что нужно сделать в первую очередь, а что может подождать. Отпала необходимость «помнить все», ведь теперь есть файл, в который можно взглянуть в любой момент времени и вспомнить, что нужно сделать. Появилось дополнительное время ввиду предопределенности следующего действия, т.е. отпала необходимость при каждом взгляде на задачу вспоминать, что нужно сделать, а что уже сделано.

На третьем шаге необходимо автоматизировать то, что требует монотонной, рутинной работы. После автоматизации рабочего процесса, пропадет чувство того, что вы не успеваете жить из-за работы.

Ранее, в шаге №2, мы разбивали каждую задачу на подзадачи в одно действие и проставляли срок выполнения поставленной задачи (подзадачи). Если таких пунктов получилось не очень много – проблем не будет. А что делать, когда их станет десятки, сотни? Для удобства восприятия нужно сделать так, чтобы те задачи, которые нужно сделать в прошлом, сегодня, завтра - выделялись отличительным, бросающимся в глаза, цветом.

Для начала закрепим шапку таблицы, для удобства пролистывания.

Наглядное представление задач

Далее, воспользовавшись условным форматированием, сделаем так, чтобы те даты, которые уже прошли, подсвечивались красным, текущие даты желтым, а завтрашние синим.

Для этого:

  1. В ячейке «H1» укажем текущую дату, воспользовавшись формулой «=сегодня()», а в ячейке «I1» укажем формулу «=сегодня()+1», т.е.
  2. Формула для вывода дат «сегодня» и «завтра»
    Автоматически вывести дату «сегодня» и дату «завтра»
  3. В столбце «Е» с помощью условного форматирования выделяем те даты, которые равны текущей, указанной в ячейке «H1». При этом в строке формул всплывающего окна указываем ячейку «H1», а в поле форматирования указываем «Пользовательский формат…» и во вкладке «Заливка» выбираем желтый цвет.
  4. Условное форматирование равно «сегодня»
    Условное форматирование для ячеек, содержащих текущую дату
  5. По аналогии делаем с датами «завтра», только в поле формул указываем значение из ячейки «I1», выбрав синий цвет заливки.
  6. Условное форматирование равно «завтра»
    Условное форматирование для ячеек, содержащих завтрашнюю дату
  7. Выделим даты, которые прошли. Для этого применим к столбцу «Е» условное форматирование с правилом «Меньше», указав в строке формул текущую дату, а в сроке форматирования выбрав светло-красную заливку.
  8. Условное форматирование меньше сегодня
    Условное форматирование для ячеек, содержащих дату меньше текущей
  9. Как видим, к пустым ячейкам также применилась красная заливка, т.к. в них дата равна нулю и соответственно меньше текущей. Что бы это исправить – добавим еще одно условное форматирование, созданное вручную. При этом в качестве форматирования необходимо выбрать «Пустые», а цвет заливки «Белый».
  10. Создать правило
    Создание условного форматирования по правилу
  11. Напоследок скроем значение в ячейке «I1» выбрав цвет текста «белый». После у нас получится картина следующего вида:
  12. Выделение дат
    Выделение ячеек в зависимости от значений

На итог пропала необходимость каждый раз анализировать, перечитывая задания и думать, что сегодня нужно сделать в первую очередь. Все теперь как на ладони, наглядно и понято.

Что дальше?

Для автоматизации рабочего времени будем использовать встроенный в Microsoft Office язык программирования Visual Basic for Applicatin, сокращенно vba. Для тех, кто понятия не имеет о том, что это такое, а также тех, кто испытывает страх перед словом «язык программирования» - просьба ознакомиться со статьей «Макросы в Excel», поверьте, в нем нет ничего сложного.

Автоматизация позволит делать однообразную работу по шаблону, эффективно мотивируя. Мы начали с азов автоматизации, создав крепкий каркас для дальнейших улучшений. Дальше необходимо лишь применить любой из нижеперечисленных кейсов конкретно под свою трудовую деятельность, либо создать свой.

Поделись с друзьями:
Комментарии 2

Виктория Василькова
16 сентября 2020 в 13:45
Автоматизировать рутинные задачи не самая сложная вещь, конечно пока вначале разберешь придется потратить немного времено, но впоследствии это будет отнимать всего ничего времени. Да и потом можно избавится от любой монатонной работы, если конечно уделять должное время. Кстати тут всё очень подробно описано и дана максимально возможная информация по азам темы. Надо будет глянуть и другие отделы, всё же написано интересно и быстро понимаешь, что и к чему и во всём разбираешься. Подборка тем, которыми можно воспользоваться дальше, мне как раз пригодится, и после полного освоения этого навыка воспользуюсь ими.
© планеро.ru