Как организовать работу, чтобы все успеть?

Век цифровых технологий принес нам как существенные плюсы, так и неоспоримые минусы, заключающиеся в колоссально большом объеме информации, которую ежедневно необходимо обрабатывать, запоминать и использовать в повседневной работе. С каждым днем появляется все больше так называемых мероприятий, всевозможных графиков, программ, предназначенных для «облегчения» работы. И все бы хорошо, но нет, как правило, во всевозможные графики, мероприятия, таблички, корпоративные программы мы изо дня в день вносим одну и туже немного измененную информацию. И не дай бог сделать это не вовремя. А если вдруг вашему начальнику, работнику другого отдела, что-то понадобилось от вас, то это обязательно необходимо будет сделать срочно, непременно сиюминутно и безотлагательно. При этом необходимо каждый промежуток времени держать в голове, что и когда нужно сделать, как это делать, кому и когда нужно позвонить, кому и что отдать. И естественно такой темп, и режим работы рано или поздно ломает любого и наступает неминуемый завал на работе, с которым очень трудно справиться. Отсюда и появляется усталость на работе и от работы, а также непонимание, что с этим делать. Наступают серые рабочие будни. Работа становится не по душе, и вы начинаете на нее ходить как на каторгу изо дня в день. Более того со временем весь рабочий аврал непременно переходит в семью, вы начинаете срываться на своих родных и близких из-за трудностей на работе, а проблемы в семье неминуемо проецируются на вашу работоспособность. Несомненно, такое положение дел не приносит никакой пользы, как вам, так и вашим близким.

на работе завал
Ничего не успеваю на работе

Три шага на пути к беззаботной работе

Каждый, так или иначе, явно или скрытно, сам того не подозревая, переживает и нервничает на работе и из-за работы. У кого-то это связано с большим количеством дел, у кого-то с рутиной, а кто-то просто переживает, что не успевает выполнить все в установленные сроки. Но при этом важно тут одно, мы нервничаем и тем самым изводим себя, ухудшая свое здоровье, и в конечном итоге зарабатываем хроническую усталость и болезнь. Которая рано или поздно даст о себе знать.

Так как же организовать свой рабочий процесс, чтобы держать все под контролем, успевать в отведенный срок, просто без нервов и переживаний выполнять то, что требуется? Для достижения такого результата необходимо воспользоваться пошаговой инструкцией о том, как все успевать на работе, включающую в себя три простых шага.

Шаг 1. Собрать все, о чем вы думаете в одном месте.

Задумывались ли вы, почему люди, работающие в офисе, устают больше тех людей, которые работают физически? Ответ настолько прост насколько и сложен: отсутствие концентрации на текущем моменте.

Люди, занятые физическим трудом, сконцентрированы на текущем моменте своей жизни, ведь им нужно четко и верно выполнить поставленную задачу физическим способом. А когда человек занят физически, все остальные чувства притупляются и концентрируются в месте физического взаимодействия. Сами попробуйте вспомнить таблицу умножения подтягиваясь на турнике. Мало у кого такое выйдет сделать это легко и быстро. Более того, что немало важно, физическая работа четко нормирована и по окончании отведенных рабочих часов необходимость размышлять о ней отпадает сама собой.

При этом людям, работающим умственно, необходимо постоянно помнить о необходимости выполнения тех или иных задач, например:

Более того, вышеуказанные задачи с окончанием рабочего дня не исчезают вне куда, а остаются и периодически продолжают всплывать в памяти. Так или иначе, мы отвлекаемся на них и теряем концентрацию на текущем моменте времени. У некоторых людей из-за такого ритма работы сбивается нормальный, здоровый сон. Так что для уменьшения ненужной мозговой активности и необходимости «помнить всё» - первым делом необходимо собрать все, о чем вы думаете в одном месте.

Шаг 2. Сесть и подумать, каким образом можно решить каждую из записанных задач.

Мало того что необходимо сиюминутно помнить о своем списке дел, так при этом четкая картина решения каждой задачи в отдельности, как правило, отсутствует. При этом вспоминая о задаче необходимо каждый раз обдумывать пути ее решения, которые также имеют свойство забываются, что приводит к повторению этой процедуры из раза в раз.

Например, когда вспоминаете что нужно сходить в баню с друзьями в четверг на следующей неделе. Вы начинаете обдумывать, что же нужно сделать в первую очередь. Ага, сначала нужно позвонить в баню и узнать, свободна ли она в 20:00 четверга? Так, а по какому же номеру звонить? А все ли мои друзья смогут пойти? А что нам с собой взять? Так и нужно не забыть собрать с собой сумку? А что же взять с собой, шлепки, полотенце, плавки? Так, точно, я ж в прошлый раз обещал принести дубовые веники? Где же их купить? И так далее. В итоге, из всего списка подзадач вы сможете сделать две, три за раз. Потом вас неминуемо отвлекут более важные, актуальные в текущий момент времени дела, так как до похода в баню еще достаточно много времени и соответственно данный вопрос можно решить позже. Но при этом, когда вспомните о ней в следующий раз также придется вспоминать как уже сделанные шаги, так и те шаги, которые необходимо сделать.

Поэтому после выполнения шага №1 необходимо сесть и подумать, каким образом можно решить каждую из записанных ранее задач.

Шаг 3. Автоматизировать, то, что требует от вас монотонной работы.

После выполнения первых двух шагов, появится давно забытая легкость, чувство контроля над ситуацией и вы взгляните на мир широко открытыми глазами, ведь перед вами предстанет вся картина целиком.

Но не в коем случае не нужно останавливаться на достигнутом. Третьим заключительным шагом на пути к беззаботной работе является автоматизация того, что требует от вас монотонной работы. Ведь никому не хочется тратить часы, а то и дни, выполняя однообразную скучную работу.

Например, у Вас есть перечень ключевых слов сайта, и вы еженедельно с помощью программы Key Collector определяете позиции ресурса по этим ключам. На итог, необходимо еженедельно записывать номера позиций, на которых находится сайт, в другой файл, при этом сравнивая результаты. Скажите, это не проблема, просто бери и копируй с одного файла excel в другой. Так то да, но, а что делать, когда количество ключевых слов превысит сотню? Не очень то и интересно делать такую работу в ручную каждую неделю. Куда приятнее нажать одну лишь кнопку, например, «заполнить позиции ключевых слов в выдаче» и получить результат за пару секунд, а свое драгоценное время потратить, например на отдых. Эту задачу мы решили в этой статье.

Для автоматизации рабочего времени предпочтительнее использовать макросы, доступные в любой корпоративной сети. Если вы не знаете что это такое, рекомендуем ознакомиться со статьей «Самоучитель по макросам в Excel».

Готовые кейсы по автоматизации рутинной работы:

Создание универсальной системы напоминаний Планеро, на базе трех шагов:

Что же делать когда сильно устаешь на работе?

На итог перед вами находится пошаговая инструкция как все успевать на работе. Наша задача – рассказать и наглядно показать, как можно и нужно организовывать рабочий процесс, чтобы раз и навсегда забыть о стрессе и усталости. Итак, начнем: Шаг №1. Собрать все, о чем вы думаете в одном месте. А если у Вас нет времени - расскажите нам о своей проблеме и мы обязательно поможем.

Поделись с друзьями:
Комментарии 2

Сергей Некрасов
15 сентября 2020 в 14:23
Помимо описанного в статье, есть еще такие ситуации, когда на работе вне плана вам подкидывают срочную работенку, и ее нужно выполнить сию минуту. Вот как же тут сосредоточишься, если тебя то и дело отвлекают. Так-то да, расписание и автоматизация работы принесут вам много положительных эмоций и больше свободного времени, а его можно потратить на внеплановые задачи.
Анатолий Ефремов
08 сентября 2020 в 21:43
Чтобы хорошо организовать работу, нужно все распланировать. Что сделать в первую очередь, что во вторую и т.д.
© планеро.ru